O conceito de teletrabalho foi implementado na década de 1970 por Jack M. Nilles enquanto Diretor da Universidade do Sul da Califórnia e após ter trabalhado como conselheiro na NASA.
A pandemia covid-19 trouxe consigo o modelo de trabalho com equipas totalmente remotas, de modo a evitar a expansão do vírus e, enquanto que imensas empresas têm implementado o retorno ao escritório, muitas ainda se mantém no full remote. No entanto, este conceito não nasceu da pandemia, e é sim bastante antigo, datando a 1973.
Como é de esperar, bastante mudou desde então, principalmente com o desenvolvimento de novas tecnologias, bem como culturas no local de trabalho.
Estatisticamente, os países com maior afluência ao trabalho remoto neste momento são os Estados Unidos da América, o Reino Unido, o Canadá e a Índia. No que toca às áreas de trabalho, verifica-se uma maior afluência nos empregos relacionados a TI.
No entanto, manter uma equipa completamente remota não é fácil. É crucial estabelecer variados fatores e garantir o bom funcionamento de todos para que a empresa tenha sucesso a longo prazo. Bem como todos os outros tipos de estrutura, ter uma equipa remota tem os seus benefícios e as suas desvantagens.
Vantagens do teletrabalho
O modelo de trabalho remoto oferece, na sua maioria, um bom equilíbrio entre a vida pessoal e profissional de um trabalhador, ao fornecer um horário flexível no conforto da residência do mesmo. Isto permite ao operador poupar tempo de trajeto, bem como energia e quaisquer custos associados ao trajeto de casa ao trabalho e vice-versa. Isto fornece também mais tempo passado em família, bem como a descansar.
Para além destes fatores, existe ainda o da concentração, pois, ao não ter ninguém em seu redor, o trabalhador tem menos interrupções e pode, então, concentrar-se mais no seu trabalho, aumentando a sua produtividade e qualidade.
Existem ainda desvantagens relativamente a este modelo de trabalho. É frequente, em algumas empresas, existir falta de comunicação clara, ou, comum em muitos casos, a microgestão, vindo de gestores que não têm um fundamento de confiança nas suas equipas e não têm implementada uma boa estratégia para manter a equipa funcional. Isto leva também a menor comunicação e alinhamento estratégico.
Tipos de estrutura de teletrabalho
Neste aspeto, existem vários tipos de estrutura para empresas que trabalham em modelo remoto.
• Estrutura Funcional: funcionários são organizados em grupos de acordo com o área em que trabalham, como por exemplo Vendas, ou Marketing. Esta estrutura é principalmente vista em pequenas empresas.
• Estrutura Divisória: agrupa funcionários por divisões ou ramos, dependendo do produto, serviço, localização ou mercado, que normalmente é usada por grandes corporações. Exemplos do uso desta estrutura são empresas na indústria automóvel ou eletrónica.
• Estrutura Matrix: uma combinação das duas acima mencionadas, em que os funcionários respondem a gerentes
• Estrutura de Equipa: bastante flexível, os elementos trabalham numa única equipa, o que permite comunicação efectiva e eficiente e também dá aos operadores o poder de tomar decisões.
• Estrutura em Rede: tipo de estrutura matrix que usa tecnologias digitais e operadores especializados para completar as tarefas sem a necessidade de espaços de trabalho tradicional
Qual estrutura utilizar?
Para poder decidir qual a estrutura a utilizar numa empresa, é crucial, antes de mais, focar-se nas necessidades do negócio, de modo a escolher a aplicar o melhor método de trabalho. Em segundo lugar, é necessário alocar o número correto de gestores em relação a operadores e também à carga de trabalho existente. De seguida, há que resistir à tendência de trabalhar apenas com a estrutura de rede e, por último, uma comunicação clara é a chave que traz todos os elementos juntos.
É então que surgem várias estratégias que permitem a boa gestão de equipas remotas. Como já foi dito, uma boa comunicação é o primeiro ponto chave deste tema.
Estratégias de gestão do teletrabalho
Comunicação
Verifica-se a necessidade da criação e respetivo estabelecimento de canais de comunicação claros e efetivos, como por exemplo Skype, Zoom ou Microsoft Teams, para permitir comunicação fácil e direta em tempo real, de modo a agilizar qualquer resolução de problemas ou qualquer dúvida que um trabalhador tenha.
As plataformas supramencionadas permitem este tipo de comunicação por dois canais – texto e chamada (vídeo e oral) e, além destas, existem também plataformas colaborativas, como Asana ou Trello, nas quais equipas podem desenvolver e gerir variados projetos simultaneamente de modo assíncrono.
Responsabilidades
A segunda estratégia prende-se com a definição de responsabilidades e papéis de cada elemento da equipa, de modo a garantir a qualidade do trabalho e evitar efeitos negativos causados por ambiguidade ou dúvida, frutos de uma comunicação pobre. Estes efeitos levam frequentemente à perda de qualidade e tempo das equipas.
Juntando um pouco os dois pontos acima explorados, verifica-se também a construção de uma cultura como sendo um ponto crucial. Remoto significa confiança, mas confiança também significa responsabilidade.
Ao não estar em contacto direto com os seus operadores, os gestores precisam de trabalhar sobre um fundamento de confiança sobre os seus trabalhadores. É então necessário encorajar comunicação aberta, transparência e respeito mútuo entre todos os membros de uma equipa, independentemente de hierarquia, bem como dar autonomia aos trabalhadores, de tomarem decisões e também a responsabilidade por qualquer problema ou erro que surja no trabalho.
Para além disto, deve estabelecer-se expectativas claras, principalmente no que toca a prazos e padrões de performance. Por último, deve dar-se feedback construtivo continuamente de modo a apoiar o crescimento e melhoramento de cada equipa.
Ainda dentro deste ponto, é também crucial fornecer todo o apoio possível, na forma de formações, workshops ou reuniões 1-1, pois, normalmente no que toca a trabalho remoto, existem tecnologias que podem não ser familiares para estes operadores e, de modo a garantir um bom funcionamento da empresa, estes precisarão de alguma aprendizagem.
Neste tipo de empresa é também comum a implementação de Metodologias Ágeis, com foco principalmente em Scrum. Estes métodos são conhecidos pela sua flexibilidade e adaptabilidade e são principalmente vantajosas para equipas remotas. Este método inclui na sua essência o desenvolvimento de uma equipa com feedback frequente e treino contínuo.
A Metodologia Agile/Scrum é principalmente conhecida pela existência de Cerimónias Scrum, que consistem em reuniões de equipa onde se definem as tarefas e a organização de todo o trabalho, num ambiente de modo informal, onde todos os membros têm a oportunidade de falar e tirar dúvidas.
Estas metodologias costumam também fazer uso, principalmente em equipas remotas, de ferramentas colaborativas como as acima mencionadas e também como Jira.
Ainda assim, um dos pontos mais importantes prender-se-á com o equilíbrio entre a vida pessoal e laboral. Não é um facto desconhecido que, nos últimos anos, principalmente após a pandemia, que as pessoas têm priorizado a sua saúde física e mental e que têm preferido um método de trabalho que possibilite um maior equilíbrio.
É essencial manter um equilíbrio saudável entre o horário de trabalho e o pessoal para este tipo de trabalhador, que por norma são pessoas que pretendem ter uma melhor gestão do tempo do seu dia para passar com a sua família, ou simplesmente para poupar tempo e energia gastos nos trajetos entre a residência e o emprego.
Sendo assim, empresas devem encorajar horários definidos, pausas frequentes e tempo ausente para descanso – liderar por exemplo ao respeitar os fatores supramencionados relativamente aos membros da equipa.
No entanto, as necessidades e preferências das pessoas não são todas iguais e compete também à gestão destas equipas entender quais métodos poderão funcionar para cada membro das suas equipas. Neste ponto inclui-se também a importância de analisar e reestruturar as equipas quando necessário, pois, o bom funcionamento de uma equipa pode ser o desastre de outra e compete aos gerentesde avaliar esses assuntos.
Isto pode ser feito através da solicitação de feedback dos membros, bem como por questionários ou reuniões individuais ou de grupo. É também necessário estar aberto à experimentação e ajustes no quotidiano até alcançar o melhor método.
Em suma, gerir uma equipa remota pode parecer bastante complicado mas, na teoria, é apenas necessário colocar todas as estratégias corretas em ação de modo a garantir o sucesso de uma empresa. Para isto, os gestores, sejam de pequenas empresas ou de grandes multinacionais, têm de estar dispostos a conhecer bem as suas equipas, trabalhar juntamente com elas e garantir que todos se encontram confortáveis no seu local de trabalho.
Assim, será possível atingir todo o sucesso previsto por cada empresa.
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